Problembeschreibung
Meine PST-Datei in Outlook 2010 wird immer größer. Jetzt habe ich zahlreiche E-Mails gelöscht, aber die Datei ist immer noch sehr groß. Wie kann ich die Dateigröße verringern?
Lösung
Outlook 2010 – Postfach säubern
Der erste Schritt zu einer kleineren PST-Datei ist ein aufgeräumtes Postfach. Outlook bietet Ihnen hierzu die komfortable Funktion Postfach aufräumen, mit der Sie ältere Elemente archivieren und nicht mehr benötigte Elemente aufspüren und endgültig löschen können.
In jedem Fall ist es aber ratsam, zunächst manuell ältere E-Mails zu löschen, die Sie nicht mehr benötigen. Dabei sollten Sie nicht nur den Posteingang, sondern auch den Postausgang im Auge behalten. Bitte bedenken Sie, dass vor allem E-Mails mit großen Dateianhängen die PST-Datei unnötig aufblähen.
- Öffnen Sie Outlook, und klicken Sie auf Datei.
- Klicken Sie auf das Feld Tools zum Aufräumen.
- Klicken Sie auf Postfachbereinigung.
- Klicken Sie auf Postfachgröße anzeigen.
- Sie sehen nun, welche Ordner die größten Speicherkontingente beanspruchen. Diese sollten Sie bei Ihren Aufräumarbeiten priorisieren.
- Klicken Sie auf Schließen.
- Im unteren Auswahlfeld können Sie gezielt nach älteren Elementen oder nach Elementen mit einer bestimmten Mindestgröße suchen lassen, um diese dann zusammen oder einzeln zu löschen. Treffen Sie hier Ihre Auswahl – beispielsweise 360 bei Tage – und klicken Sie auf Suchen.
- In der folgenden Liste können Sie die Elemente einzeln oder auch komplett löschen, wenn Sie zuvor alle Elemente mit der Tastenkombination [Strg] und [A] markiert haben. Bitte kontrollieren Sie aber zuvor die zu löschenden Elemente.
- Klicken Sie im Anschluss auf Leeren, um die gelöschten Elementen endgültig zu entfernen. Tipp: Auch die Autoarchivierung sorgt für mehr Ordnung und Platzgewinn. Erst wenn Sie auf diese Weise Ihr Postfach gesäubert haben, sollten Sie sich der Kompression widmen, die im nächsten Kapitel beschrieben wird.
Outlook 2010 – Größe der PST-Datei verringern
Die Outlook-PST-Datei ist eine Container-Datei, die E-Mails (Ein- und Ausgänge), Kalender, Kontakte, Aufgaben und Notizen speichert. Je mehr E-Mails Sie erhalten und versenden, umso größer wird diese Datei gewöhnlich. Sie können die Datendatei jedoch komprimieren, um Speicherplatz zu sparen.
- Öffnen Sie Outlook, und klicken Sie auf Datei.
- Klicken Sie auf den Schalter Kontoeinstellungen und dann auf den zweiten, darunter liegenden Schalter Kontoeinstellungen.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Datendateien.
- Markieren Sie nun die PST-Datei, die Sie verkleinern möchten, mit einem Mausklick.
- Klicken Sie auf Einstellungen.
- Klicken Sie auf Jetzt komprimieren.
- Der Vorgang beginnt sofort.
- Schließen Sie dann dieses Fenster, und komprimieren Sie gegebenenfalls weitere PST-Dateien auf Ihrem PC.