Wenn Sie sich das Ergebnis einer Abfrage anzeigen lassen, sind die Spaltenüberschriften in der Datenblattansicht häufig wenig verständlich: Niemand kommt beispielsweise bei „IDNtzT“ auf die Idee, dass es sich hier um eine Identifikationsnummer für den Typ von Notizen handelt.
Das liegt daran, dass Access bei Abfragen einfach nur den Feldnamen verwendet.
Wenig bekannt ist die Tatsache, dass Sie auch aussagekräftigere Beschriftungen verwenden können.
Access stellt zu diesem Zweck im Abfrageentwurf entsprechende Einstellmöglichkeiten bereit, die allerdings etwas versteckt sind:
- Klicken Sie im Abfrageentwurf mit der rechten Maustaste in der Spalte eines Feldes in eine beliebige Zeile und wählen Sie das Kontextmenü EIGENSCHAFTEN an.
- Geben Sie im daraufhin angezeigten Dialog „Feldeigenschaften“ in der Eigenschaft „Bezeichnung“ bzw. Beschriftung den Text ein, der als Spaltenüberschrift in der Datenblattansicht angezeigt werden soll, also beispielsweise „Typ der Notiz“.
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Gleichzeitig können Sie in der Eigenschaft „Beschreibung“ einen Kommentar eingeben, der dann bei künftigen Änderungen von Nutzen sein könnte.
So werden Sie sich in ein paar Monaten beispielsweise kaum noch daran erinnern können, dass ID „0“ für private, ID „1“ für geschäftliche oder ID „2“ für sonstige Notizen steht. Mit einem entsprechenden Kommentar in dieser Eigenschaft können Sie bei Bedarf kurz nachschlagen. - Ordnen Sie wie oben erläutert weitere Bezeichnungen anderen erklärungsbedürftigen Feldnamen zu.
- Blenden Sie das Eigenschaftenfenster dann wieder aus.
Wenn Sie die Abfrage nun ausführen lassen, werden in der Datenblattansicht aussagekräftige Bezeichnungen als Spaltenüberschriften angezeigt.
Mit diesen Einstellmöglichkeiten lässt sich gleichzeitig die Auswahl in Kombinations- und Listenfeldern vereinfachen: Dort können Sie über die Einstellung der Eigenschaft „Spaltenüberschriften“ auf „Ja“ in mehrspaltigen Kombinationsfeldern und Listen für mehr Übersicht sorgen.
Hier werden die im Abfrageentwurf zugeordneten Bezeichnungen angezeigt und machen so deutlich, welche Informationen in den einzelnen Spalten abzulesen sind.