Zu den wichtigsten statistischen Aufgaben von Abfragen zählt die Summenbildung bestimmter Werte. Dabei gruppieren Sie einzelne Felder und addieren die Inhalte von berechneten Feldern oder von anderen Tabellenfeldern. Häufig verwendete Gruppierungskriterien sind Datumswerte, etwa um die Umsätze einzelner Monate oder Jahre zu ermitteln.
Um Gruppierungen und Rechenfunktionen für Abfragespalten festlegen zu können, schalten Sie nach dem Öffnen eines Abfrageentwurfs die Option FUNKTIONEN im Menü ANSICHT ein oder Sie aktivieren die Schaltfläche FUNKTIONEN (Summensymbol) in der Abfragesymbolleiste. Daraufhin ergänzt Access den unteren Bereich des Entwurfsfensters um eine Zeile mit der Bezeichnung „Funktion“, in der Sie die Optionen per Dropdown-Feld auswählen können. Bei monatlichen Gruppierungseinheiten stehen Sie vor dem Problem, das Abfrageergebnis in eine sinnvolle Sortierfolge bringen zu müssen.
Sehen Sie sich einmal die obige Abfrage „Monatsumsatz_ Problem“ an.
Wenn Sie sie öffnen, erscheinen zwar die gewünschten Monatsgruppierungen. Dabei berücksichtigt Access allerdings nicht die Jahresangaben. Grund dafür ist die Art und Weise, wie die Monate aus dem Bestelldatum gebildet werden.
Wenn Sie in die Entwurfsansicht der Abfrage „Monatsumsatz_Problem“ umschalten, erkennen Sie, dass dafür eine Formatfunktion zum Einsatz kommt.
Formatfunktionen liefern aber reine Zeichenfolgeausdrücke, was Access daran hindert, eine chronologische Ordnung in die Werte zu bringen: Nach „01/2005“ folgt z. B. sofort „01/2006“, da die Monatsausdrücke Ziffer für Ziffer verglichen und sortiert werden. Bevor Sie die Formatfunktion so umstellen, dass erst das Jahr und dann der Monat zurückgegeben wird, nutzen Sie lieber die elegantere Lösung aus der Abfrage „Monatsumsatz“.
Die Monatsumsätze erscheinen hier in der korrekten zeitlichen Abfolge. Die Erklärung finden Sie, wenn Sie einen Blick auf den Abfrageentwurf von „Monatsumsatz“ werfen. 
Das berechnete Feld „Zeitraum“ basiert nicht auf einer Formatfunktion, sondern auf der Datumsfunktion „DatSeriell“. So ist gewährleistet, dass Access die Inhalte weiterhin als Zeitangaben interpretieren und dementsprechend sortieren kann. Um die Gruppierung nach Monaten zu erreichen, wenden Sie einen kleinen Trick an, indem Sie alle Bestelldaten auf den Ersten des jeweiligen Monats setzen. Die Funktion „Dat- Seriell“ liefert den jeweiligen fortlaufenden Zeitwert – beispielsweise 37257 für den 1.1.2002. Damit die Monatsangaben genauso dargestellt werden wie in der anfangs vorgestellten Abfrage, müssen Sie lediglich das Ausgabeformat in den Feldeigenschaften anpassen. Dazu klicken Sie im unteren Bereich des Abfrageentwurfs mit der rechten Maustaste auf die Felddefinition. Auf diese Weise öffnen Sie ein Kontextmenü, in dem Sie den Befehl EIGENSCHAFTEN anwählen. Im Fenster mit den Feldeigenschaften tragen Sie das gewünschte Datumsformat – in diesem Fall „mm/jjjj“ – in das Feld FORMAT ein.